Travolti dalle e-mail? 5 modi per ridurre lo stress da Posta in arrivo dal fondatore di Digg

Siete disperati perché, dopo qualche giorno di meritata vacanza, avete acceso il PC e avete trovato un centinaio di e-mail a cui rispondere? Vergognatevi! Kevin Rose, il fondatore di Digg, deve risponderne a circa 2000 tutti i giorni e manco si lamenta. Anzi, ha trovato addirittura il tempo di aiutare noi comuni mortali svelando i suoi 5 trucchetti per sbarazzarsi facilmente della posta in arrivo.

Vi va di scoprirli insieme a noi? Bene, ma leggete più in fretta che potete, perché da oggi c’è nuovamente il lavoro che vi aspetta… e poi dovete rispondere a tutte le e-mail inevase: non dimenticatelo se volete evitare figuracce o brutte sorprese!

1) Adottare il metodo three sentences, in cui si usa la stessa filosofia degli SMS (in questo caso con un limite di frasi e non di caratteri) per rispondere in maniera breve e concisa ai messaggi di posta elettronica. Trovate maggiori informazioni sulle Sentences in questo nostro vecchio post.

2) Scrivere Inviato da iPhone alla fine delle e-mail per far credere a chi è dall’altra parte che si sta scrivendo da iPhone. In questo modo, si è giustificati a scrivere risposte stringate e a non fare troppa attenzione alla forma del messaggio.

3) Creare un filtro VIP, ossia una cartella in cui far confluire automaticamente tutti i messaggi ricevuti da tutte le persone “importanti”: il datore di lavoro, i clienti e tutti coloro che non devono aspettare troppo per avere una risposta.

4) Se si utilizza Gmail, sfruttare la possibilità di creare dei sotto-indirizzi e-mail per evitare lo spam. È possibile, ad esempio, usare la formula indirizzo+spam@gmail.com per registrarsi a siti Web che inviano e-mail fastidiose ed eliminarle così alla radice.

5) Creare un filtro/regola nel proprio programma di posta (es. Outlook o Mail) che spedisca automaticamente il seguente messaggio a tutte le e-mail non lette da 14 giorni (o una settimana, dipende dalle esigenze):

Il tuo messaggio inviato xx giorni fa (di seguito) non è stato ancora letto. Per evitare un eccessivo accumulo di posta, è stato spostato nell’archivio. Se hai bisogno di un riscontro immediato, rispondi a questo messaggio e la tua e-mail rientrerà nella lista delle priorità. Grazie.

6) Creare un filtro/regola nel proprio programma di posta che includa automaticamente tutte le e-mail contenenti il testo Il tuo messaggio inviato xx giorni fa (di seguito) nella cartella con i messaggi da rispondere con maggiore priorità.

Allora, che ve ne pare? Li adotterete questi trucchetti? Usate già altre tecniche per svuotare velocemente la vostra Inbox? Se sì, non dimenticate di dirci quali!

[Via | Lifehacker – Photo Credits | Eric Susch]