Tra creatività e progettazione: l’arte di organizzare un evento
L’organizzazione di eventi rappresenta una delle attività con il maggior numero di intersecazioni e implicazioni presenti nel mondo del lavoro. Organizzare un evento è di per sé un qualcosa che può vuol dire tutto e il suo contrario contemporaneamente. Entrando nello specifico, nell’organizzazione di eventi deve essere presente il concetto di contemporaneità che coinvolge varie aree: l’area progettuale, l’area realizzativa e l’area di controllo sul posto. L’organizzazione di un evento racchiude quindi una serie di peculiarità che possiamo riscontrare in molti altri ambiti lavorativi ma in questo caso deve essere tutto portato all’estremo.
Nella parte progettuale e con il passare del tempo si è amplificato la presenza della componente tecnologica. Il cliente finale oltre ad avere delle spiegazioni dettagliate può avere al momento anche una rappresentazione visiva dei vari stadi del progetto grazie ai render. Questo strumento permette di fotografare con dei prospetti grafici l’evoluzione della progettualità legata all’evento garantendo al cliente un controllo in tempo reale sui vari step.
Nell’ambito della realizzazione possiamo contare su una serie di strutture tecniche e tecnologiche assolutamente fondamentale per diversificare il ventaglio di proposte che possiamo porre all’attenzione del committente. Ad esempio, se il cliente all’interno del proprio evento ha bisogno di una struttura palco, possiamo garantire una serie di alternative di alta qualità con brevi tempistiche di installazione e ritiro dei materiali oltre a spazi ristretti inerenti lo stoccaggio. Tutte queste caratteristiche appena elencate garantiscono un risparmio sulla spesa finale relativa alla logistica e al personale impiegato, un vantaggio non da poco in un mondo sempre più competitivo e all’avanguardia come quello della organizzazione di eventi.
L’organizzatore deve poi chiaramente seguire sul campo sia la parte realizzativa che l’intero svolgimento dell’evento, un modo rodato e garantito per rendere soddisfatto il cliente che vede una presenza fissa a disposizione da parte degli addetti ai lavori. Inoltre dal lato dell’organizzatore lo stare sul posto è da sempre una fucina di pubbliche relazioni fondamentali per la fidelizzazione della collaborazione e per instaurare anche nuovi rapporti commerciali.