Onboarding dipendenti: gli elementi da tenere in considerazione
Con il termine onboarding, si intende un insieme di procedure ed iniziative che l’azienda effettua per poter inserire al meglio un nuovo dipendente nella realtà aziendale, per consentirgli di gettare le basi per costruire il suo futuro all’interno della stessa. Questo periodo ha una duplice valenza: consente al neo assunto di ambientarsi e comprendere se la sua sia stata una scelta ottimale o meno, e al contempo permette ai vertici aziendali di dare una prima valutazione della risorsa acquisita.
Onboarding dipendenti
In parole povere, si tratta di una sorta di periodo di “conoscenza” il quale permette al lavoratore di conoscere l’azienda e all’azienda di conoscere le potenzialità del lavoratore. Nelle realtà più piccole, ogni processo di onboarding può essere calibrato a seconda del nuovo assunto, mentre le aziende più grandi devono affidarsi a un procedimento standard capace di adattarsi a tutti i nuovi arrivati evitando così qualsiasi possibile forma di discriminazione.
Come instaurare una strategia di onboarding
Una strategia di onboarding ottimale per i nuovi arrivati si focalizza su alcuni punti fondamentali. Prima di tutto, bisogna fissare le scadenze, gli appuntamenti, ecc. in un lasso di tempo abbastanza ampio. Infatti, è inutile ed anche controproducente dedicarsi ad una full immersion in pochi giorni. Conviene dilazionare il processo in circa 5 mesi, lasciando lo spazio al dipendente per muoversi autonomamente nel frattempo. Il secondo consiglio, è quello di coinvolgere la rete di collaboratori diretti con il quale il nuovo dipendente dovrà interfacciarsi, ed anche i suoi superiori. Il terzo punto, riguarda il tour degli spazi fisici: un dipendente deve avere un’idea precisa sui luoghi fisici di suo interesse. Questo va fatto nei primi giorni. Anche le credenziali di accesso gli devono essere fornite nell’immediatezza, così come le istruzioni per l’utilizzo dei dispositivi. Per quanto concerne le formalità burocratiche, invece, non bisogna avere fretta ma stabilire un periodo congruo per il disbrigo di tutte le pratiche (di circa una settimana). Inoltre, bisogna individuare una figura di riferimento alla quale il nuovo dipendente può rivolgersi per questo aspetto. Dopo qualche giorno dedicato all’ambientazione del dipendente, occorre anche definire un piano con gli obiettivi e le scadenze da rispettare. Infine, bisogna ricordare che non c’è un processo di onboarding che si rispetti senza la valutazione mese dopo mese della nuova assunzione. Il responsabile delle risorse umane deve accertarsi che tutto vada per il meglio attraverso incontri periodici.
Le comunicazioni aziendali
Tra gli elementi principali di un processo di onboarding rientrano di sicuro le comunicazioni aziendali. Un capo area, un manager o chi per lui, deve essere in grado di comunicare in maniera efficace con il nuovo arrivato sin da subito, e illustrargli come avviene la comunicazione aziendale: se tramite bacheca, mediante mailing list, oppure avvalendosi di un’app aziendale. Ogni dipendente, infatti, ha un’agenda giornaliera e deve essere anche informato su tutte le comunicazioni rivolte alla totalità dei dipendenti. Tutte queste informazioni, possono essere riassunte in una mail riepilogativa inoltrata qualche giorno prima dell’inizio, oppure possono essere fornite direttamente il primo giorno, avendo cura di non tralasciare nulla.