Come passare da 1.000 a 0 e-mail da leggere in una sola giornata

• Andrea Guida (@naqern)


• 1 Mag 2008

1. Utilizzare Gmail per gestire tutti gli account: questo ottimo servizio on-line non ha davvero più bisogno di presentazioni, permette di avere sempre a disposizione qualsiasi account di posta si desideri (grazie all’opzione che permette di ricevere mail tramite POP3 da altri indirizzi, accessibile dal pannello delle impostazioni), in contemporanea e gestibili in maniera quantomai facile e veloce. Da sottolineare poi la recente introduzione del supporto IMAP, che permette di utilizzare il servizio di web-mail di Google in qualsiasi client desktop (come Outlook), senza gli svantaggi del classico POP3, che non permetteva una perfetta sincronizzazione tra diverse applicazioni desktop per la posta elettronica e lo stesso Gmail sul web.




2. Eliminare le newsletter non più seguite: alzi la mano chi non riceve quotidianamente almeno una newsletter che, per una ragione o per l’altra, non segue più. Non bisogna essere pigri, in fondo per annullare la propria iscrizione a qualsiasi newsletter basta un click o poco più, perché non farlo immediatamente e risparmiare tanto stress da spam?!
3. Utilizzare filtri ed etichette: altri utilissimi strumenti messi a nostra disposizione da Gmail sono le etichette ed i filtri, tramite i quali è possibile fare un’importante scrematura automatica delle mail meno urgenti e non farle quindi risultare nella cartella della posta in arrivo, oppure fare il contrario: far risaltare quelle provenienti da mittenti importanti (il capo a lavoro, ad esempio) o contenenti determinate parole/frasi chiave. Le etichette sono invece lo strumento fondamentale per velocizzare l’individuazione delle mail a colpo d’occhio (grazie alle colorazioni differenti), archiviarle in gruppi ben distinte e ritrovarle in una manciata di secondi quando necessario.
4. Automatizzare la scrittura di frasi ricorrenti: che sia una firma, un saluto o una semplice routine, l’utilizzo di frasi ricorrenti è pressoché inevitabile. Allora perché non risparmiarci la fatica e sostituirle con delle sigle che, quasi come per magia, con la sola pressione di un tasto, si trasformano automaticamente in queste ultime? Basta installare un software come Texter ed il gioco è fatto!
5. Non dimenticare gli allegati: una delle cose più antipatiche (ed ahimè ricorrenti) che può capitare un secondo dopo aver spedito una mail, è rendersi conto che ci si è dimenticati degli allegati. Fortunatamente però ci sono degli script per Greasemonkey e dei programmi per Outlook che ci permettono di evitare tutto ciò.
6. Appunti veloci: le annotazioni veloci permettono in molti casi di risparmiare una notevole quantità di tempo, quindi è un’ottima idea associare a Gmail un servizio come quello offerto da Remember the Milk, che permette di appuntare tutte le cose da fare in maniera semplice, veloce ed ordinata.
7. Organizzare una mailing list: altra possibilità fornita da Gmail, in grado di far risparmiare ad ognuno di noi tantissimo tempo, è quella relativa alla creazione di mailing list, vale a dire dei gruppi preimpostati di persone a cui inviare le nostre mail, senza quindi dover più scrivere ogni volta gli indirizzi manualmente. La funzione è accessibile dalla schermata Contatti e permette di organizzare i gruppi tramite un semplice pulsante nella toolbar di Gmail (una volta selezionati i contatti da includere nel gruppo, ovviamente). Una buona soluzione per Outlook è invece rappresentata da questo software.
8. Dimenticare i notifier ed organizzare la consultazione della posta: a meno che non si attendano e-mail ultra-urgenti o non si abbiano particolari esigenze in questo senso, non utilizzare notifier (ovvero quei programmi che ci avvertono automaticamente ogni qualvolta arriva una nuova mail nella nostra casella di posta) può rappresentare una buona soluzione per non diventare “stressati da e-mail” e non perdere parecchio tempo con accessi continui alla posta elettronica, magari per cose non troppo utili. Altro accorgimento da prendere in questo senso, è quello di organizzare i tempi del proprio accesso alla posta elettronica (ad esempio controllarla ogni mezzora oppure ogni ora, e negli orari che si considerano “di punta” per il ricevimento della propria corrispondenza via web).