La nuova frontiera per la sottoscrizione dei documenti

La firma elettronica è uno nuovo strumento digitale, che aiuta professionisti e PMI a dematerializzare il processo di firma dei documenti, snellendo la burocrazia e incrementando la produttività. Grazie alla firma elettronica, si assicura il valore legale degli accordi sottoscritti e, al contempo, si assiste a una riduzione dell’impiego di carta all’interno degli uffici, con un conseguente vantaggio economico ed ecologico per le imprese e la comunità.

Seppur ancora poco nota in Italia, la firma elettronica rappresenterà un mezzo essenziale per traghettare il Paese verso la digitalizzazione, soprattutto in questo periodo in cui, anche a cause delle modifiche generate dal Covid-19, le imprese sono a costrette a lavorare da remoto e a dematerializzare i propri processi aziendali. Firmare un documento mediante la procedura offerta da Yousign è più agevole e veloce di quanto si possa pensare. Inoltre, il procedimento genera un risparmio in termini di tempistiche e un innalzamento del livello di sicurezza rispetto alla tradizionale firma autografa. Esistono differenti tipologie di firme elettroniche, caratterizzate da diverso livelli di sicurezza e di complessità tecnica. Spesso, si tende a prediligere il tipo che genera il maggiore livello di sicurezza, nonostante possa risultare eccessivo o addirittura controproducente rispetto alle esigenze della singola impresa. Attraverso Yousign, è possibile scegliere tra la firma elettronica semplice e la firma elettronica avanzata, che rientrano nel sistema di regolamentazione europea sull’identificazione elettronica e sui servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel Mercato Unico Europeo prodotto dall’eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services).

La firma elettronica e gli standard europei

Secondo l’eIDAS, la firma elettronica costituisce un insieme di “dati in forma elettronica, connessi oppure acclusi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare“. Questa dovrebbe, idealmente, rispettare una serie di standard:

• rispetto dei parametri di firma stabiliti dalla ETSI (European Telecommunications Standards Institute), oltre alle regole eIDAS sull’identificazione elettronica e i servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel Mercato Unico Europeo ;
• adoperare un sistema di verifica dell’identità ;
• impiegare la certificazione elettronica ;
• utilizzare un sistema capace di dimostrare che il documento non abbia subito modifiche successive dopo la firma.

Livello di sicurezza

La differenza principale tra le diverse tipologie di firma elettronica risiede nel livello di sicurezza offerto e nella complessità del sistema di verifica dell’identità del firmatario.

Firma elettronica semplice è una denominazione colloquiale, adoperata per raggruppare tutte le tipologie di firme elettroniche che non si collocano a un livello superiore. Si tratta di una definizione ampia e soggetta a interpretazione.
A differenza di quest’ultima, la Firma Elettronica Avanzata (FEA) deve essere in grado di soddisfare standard più rigorosi, offrendo un livello di sicurezza maggiore. In particolare, la FEA deve consentire:

• l’identificazione della persona che firma il documento
• la connessione univoca del firmatario alla firma
• il controllo esclusivo del firmatario del sistema di generazione della firma
• la possibilità di controllare che il documento a cui è stata appposta la firma non abbia subito modifiche successive alla sottoscrizione
• la connessione univoca della firma al documento sottoscritto

La FEA è ideale per la sottoscrizione di contratti di apertura di conto bancario, atti di compravendita di bene immobili, contratti assicurativi, contratti bancari etc. etc.

Come risparmiare tempo grazie alla firma elettronica Yousign

Yousign è un fornitore certificato di firme elettroniche in Italia e in Europa, che costituisce un’alternativa a docusign. Il team dell’azienda ha sede in Europa e i prodotti offerti sono conformi ai criteri dettati dalla normativa UE e in linea con gli standard dell’eIDAS. Grazie alle procedure di firma elettronica messe a disposizione da Yousign, il risparmio di tempo per l’azienda è notevole, consentendo di stampare, firmare, scansionare e reinviare i contratti in pochi minuti.